Eine Suche über alle Systeme.Mit den Rechten des Suchenden.

Jeder Abschnitt im Index trägt die Rechte aus seinem Quellsystem, und die Suche läuft im Kontext des angemeldeten Nutzers. Geprüft wird in der Datenbank, bevor ein Treffer entsteht. Eine Oberfläche, die nachträglich ausblendet, ist keine Rechteprüfung, sondern eine Sichtblende. Ändern sich Rechte im Quellsystem, zieht der nächste Lauf sie nach, bei sensiblen Bereichen auch sofort.

Nein. Enterprise Search legt sich über die vorhandenen Systeme und liest sie aus. Das Quellsystem bleibt führend, der Index ist eine Kopie zum Finden. Genau deshalb lässt sich klein anfangen: zwei Systeme, danach entscheidest Du weiter.

Eine Suche über Postfächer und Vorgänge ist mitbestimmungsrelevant, und das gehört an den Anfang, nicht ans Ende. Was protokolliert wird, wer Auswertungen sieht und was ausdrücklich nicht ausgewertet wird, lege ich schriftlich vor, bevor der erste Lauf startet.

Bei einem System mit brauchbarer API meist Tage. Bei einem ohne API entscheidet der Weg über den Aufwand: Datenbankzugriff, Exportordner, SFTP. Das ist Alltag bei Systemen, die zehn Jahre laufen, und kein Grund, sie außen vor zu lassen.

Bestände aus Scans ohne Textebene oder Ordner ohne jede Struktur brauchen Vorarbeit. Was das kostet, steht nach der Sichtung im Bericht, nicht nach dem Bau in der Rechnung.

Dann verschwindet der Abschnitt aus dem Index. Für Auskunfts- und Löschersuchen gibt es einen Lauf, der beides erfasst.

An einem Prüfsatz aus echten Suchen und daran, wie oft das gesuchte Dokument unter den ersten fünf Treffern lag. Dazu die Liste der Suchen ohne Treffer. Die ist der ehrlichste Bericht des Systems und zeigt meistens weniger ein Suchproblem als fehlende Dokumente.

Dieselbe Technik, andere Oberfläche und anderes Versprechen. Enterprise Search liefert Treffer mit Kontext zum Weiterklicken, RAG formuliert daraus eine Antwort mit Beleg. Meistens wird beides auf demselben Index gebaut, und der Aufwand für das Fundament fällt nur einmal an.

Schema, Anbindungsläufe, Rechtekonzept und Prüfsatz. Jede Anbindung ist eine eigene, lesbare Einheit, auch die, die jemand anderes später ergänzt.