KI-Assistenten · im Arbeitstag, nicht im Extra-Tab
Ein Assistent, den nach zwölf Wochen noch jemand benutzt.
CoderConda richtet KI-Assistenten für Unternehmen ein, die im Werkzeug sitzen, das ohnehin offen ist, Deinen Bestand kennen und zugeben, wenn sie etwas nicht wissen. Die Technik ist der leichte Teil; im Alltag zählen genau diese drei Dinge.
- Teams
- Outlook
- Intranet
- 07:52Stand der Nachträge, aus dem ERP
- 10:15Reisekostenregelung, mit Ziffer
- 13:40Absageentwurf, im Ordner Freigabe
- 15:05Keine Angabe — als Lücke erfasst
- 16:30Unterschrift Abnahme, mit Datum
- Bilanz1 Entwurf, 0 erfundene Antworten
Ein ganz normaler Donnerstag · die Lücke ist der Teil, der nächsten Monat besser wird
01 — Das Problem
Der Assistent wird nicht abgeschaltet.Er wird vergessen.
Es gibt selten eine Entscheidung dagegen. Die Nutzung fällt einfach, weil drei Antworten hintereinander nichts wert waren und niemand ein viertes Mal probiert. Bezahlt wird die Lizenz trotzdem weiter.
- Woche 1
Die Einführung läuft gut. Alle probieren es aus, die Nutzung ist hoch, es gibt eine Mail an alle.
- Woche 3
Die erste Frage aus dem Alltag wird falsch beantwortet, weil die Richtlinie in drei Fassungen im Intranet liegt.
- Woche 6
Der Assistent sitzt in einem eigenen Tab. Wer im Termin sitzt, fragt weiter die Kollegin neben sich.
- Woche 12
Die Nutzung liegt bei vier Personen. Die Lizenz läuft weiter, weil sie im Jahresvertrag steht.
02 — Die Leiter
Vier Stufen.Auf jeder darf er stehen bleiben.
Ein Assistent, der alles selbst versucht, ist der, dem man nach vier Wochen nichts mehr glaubt. Der brauchbare kennt seine Stufe und geht eine höher, sobald die eigene nicht reicht, bis hin zu der, auf der ein Mensch steht.
Stufe 1 · Antworten
Er weiß es und sagt, woher
„Ab 30 km gilt die Auswärtspauschale. Reisekostenrichtlinie 2025, Ziffer 3.“
Die Antwort kommt mit Fundstelle und Datum, damit sie überprüfbar bleibt.
Antwort aus dem Bestand
Stufe 2 · Suchen
Er weiß es nicht sofort und sucht
„Im Handbuch steht dazu nichts. Im DMS liegt aber ein Protokoll vom 14.06., das die Frage beantwortet.“
Er sucht in Ablage, Postfach, ERP und Tickets, immer mit den Rechten des Fragenden.
Suche über alle Systeme
Stufe 3 · Vorbereiten
Er bereitet vor, entscheidet aber nicht
„Entwurf liegt im Ordner Freigabe, mit den drei Belegen darunter. Versendet wird nichts ohne dich.“
Ab hier ist er ein Agent, und ab hier gelten Grenzen im Code.
Entwurf, keine Aktion
Stufe 4 · Übergeben
Er übergibt an einen Menschen
„Dazu steht nichts im Bestand. Ich habe die Frage an die Rechtsabteilung weitergeleitet und deine Nummer angehängt.“
Er sagt, an wen er weitergibt und was er schon zusammengetragen hat.
Die wichtigste Stufe
03 — Was gebaut wird
Der eine kennt die Welt.Der andere kennt Dein Haus.
Ein Assistent aus der Lizenz kann schreiben, zusammenfassen und übersetzen, und das gut. Er kennt nur Deinen Bestand nicht, und genau danach wird intern gefragt.
| Teil | Standardassistent | Eigener Assistent |
|---|---|---|
| BestandDie halbe Miete | Allgemeinwissen. | Deinen Bestand, mit Fundstelle. |
| OrtEin eigener Tab kostet die Hälfte der Nutzung | In einem eigenen Fenster. | In Teams, Outlook, Intranet. |
| Rechte und KontextRow Level Security | Alle sehen dasselbe. | Die des angemeldeten Kollegen. |
| Grenzen und LückenIm Code, nicht im Prompt | Formuliert etwas Plausibles. | Sagt es und erfasst die Frage. |
| EinführungKeine Technik | Lizenz buchen. | Acht Wochen mit einer Abteilung. |
| MonatsberichtKeine Technik | Nutzungszahlen. | Auch die Liste offener Fragen. |
Sechs Teile, und zwei davon sind keine Technik.
04 — Der Selbsttest
Fünf Sätze,die vor der Technik geklärt sein sollten.
Hak ab, was bei Dir heute stimmt. Das Ergebnis ist dasselbe, das ich im ersten Gespräch sagen würde, auch wenn ich von einem Assistenten abrate, weil zuerst etwas anderes fehlt.
Alle drei Ausgänge stehen offen da
- 0 bis 1 von 5
Zuerst der Bestand, dann der Assistent.
Bei diesem Stand rate ich von einem Assistenten ab und fange mit einer Wissensdatenbank an. Sonst baust Du eine Oberfläche über einen Bestand, der die Fragen nicht beantworten kann.
Nächster Schritt: Bestand sichten
- 2 bis 3 von 5
Möglich, aber mit Vorarbeit.
Die Grundlage steht teilweise. Vor dem Bau kläre ich die fehlenden Punkte, das dauert ein bis zwei Wochen, keine Monate.
Nächster Schritt: Lücken schließen, dann Zuschnitt
- 4 bis 5 von 5
Guter Zeitpunkt für eine Abteilung.
Bestand, Fragen, Zuständigkeit und Ort sind da. Ich starte mit einer Abteilung, und Du entscheidest nach acht Wochen anhand der Nutzung über die Ausweitung.
Nächster Schritt: Zuschnitt für eine Abteilung
05 — Grenzen & Betrieb
Sechs Festlegungen,vor dem ersten Einsatz.
- 01
Quellen an jeder Antwort
Ohne Fundstelle ist eine Auskunft nicht überprüfbar, und was nicht überprüfbar ist, wird nach dem ersten Fehler nicht mehr geglaubt.
- 02
Kein Personalcontrolling
Ausgewertet wird auf Ebene der Themen, nicht der Köpfe. Schriftlich festgelegt, bevor der erste Kollege tippt.
- 03
Rechte des Fragenden
Der Assistent sucht nie mit eigenen Rechten. Sonst wäre er der bequemste Weg zu Dokumenten, die jemand nicht öffnen darf.
- 04
Was er nicht tut
Rechtsauskünfte, arbeitsrechtliche Bewertungen, verbindliche Zusagen und alles, was unterschrieben wird. Solche Fragen gehen weiter, nicht durch.
- 05
Server und Daten
Betrieb in Deutschland, DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag. Auf Wunsch ganz im eigenen Netz, mit einem Modell, das das Haus nicht verlässt.
- 06
Aufhören ist vorgesehen
Tragen die Zahlen nach acht Wochen nicht, sage ich das. Du bekommst Bestand, Auswertung und Dokumentation als Export, und der Vertrag endet.
06 — Klartext
Sechs Fragen,die vor dem Gespräch kommen.
01Was unterscheidet einen Assistenten von einem Chatbot?
Der Chatbot beantwortet Fragen von außen aus öffentlichen Inhalten. Der Assistent arbeitet nach innen: Er kennt den angemeldeten Kollegen, sieht nur dessen Bereiche und antwortet aus dem internen Bestand mit Fundstelle. Das klingt nach einem kleinen Unterschied und ist der ganze Unterschied bei den Rechten.
02Warum benutzt nach ein paar Wochen niemand mehr solche Assistenten?
Meistens aus drei Gründen. Er sitzt in einem eigenen Tab statt im Werkzeug, das ohnehin offen ist. Er kennt den internen Bestand nicht und antwortet allgemein. Und er sagt nie, dass er etwas nicht weiß. Nach der dritten unbrauchbaren Antwort ist das Vertrauen weg, und es kommt nicht von selbst zurück.
03Muss ich dafür erst meine Dokumente aufräumen?
Nicht vorher und nicht vollständig. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: mit dem Bestand starten, der da ist, und die Liste der Fragen ohne Antwort als Aufräumplan benutzen. Die schreibt Dir sonst niemand, und sie ist nach vier Wochen konkreter als jedes Konzept.
04Was ist mit dem Betriebsrat?
Ein Assistent, der Fragen von Beschäftigten entgegennimmt, ist mitbestimmungsrelevant, und das gehört an den Anfang. Was protokolliert wird, wer Auswertungen sieht und was ausdrücklich nicht ausgewertet wird, lege ich schriftlich vor, bevor der erste Kollege tippt.
05Kann ich mit einer Abteilung anfangen?
Das ist der bessere Weg. Eine Abteilung, ein Bestand, ein Ort im Arbeitsalltag, acht Wochen. Danach zeigen Nutzungszahlen und die Liste der offenen Fragen, ob eine Ausweitung sich lohnt. Ein Rollout an alle vor dieser Messung ist der teuerste Weg, es herauszufinden.
06Läuft das auch ohne Cloud?
Ja. Bei sensiblen Beständen läuft das Modell auf Deiner Hardware, und keine Frage verlässt das Haus. Das kostet Rechenleistung und etwas Antwortqualität gegenüber den großen Modellen. Was das im konkreten Fall bedeutet, messe ich an Deinem Fragensatz, statt es zu behaupten.
07 — Termin
Welche Abteilungfängt bei Dir an?
Nenn mir die Abteilung und die fünf Fragen, die dort am häufigsten intern gestellt werden. Daraus sehe ich, ob der Bestand trägt, und sage Dir, wenn zuerst etwas anderes dran wäre.
Der Kalender liegt bei cal.com.
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Die Gruppe
- /19RAG & WissensdatenbankAntworten aus Deinem Bestand, mit dem Absatz, aus dem sie stammen.
- /20Enterprise SearchEine Suche über alle Systeme, mit den Rechten des Suchenden.
- /21KI-AgentenEin Agent bekommt Werkzeuge, eine Aufgabe und eine Grenze.
- /22MCP-EntwicklungWerkzeuge einmal anbinden, statt für jeden Client neu.
- /23KI-AssistentenDu bist hier
Fünf Leistungen, die auf demselben Fundament stehen: ein Bestand, eine Suche, Rechte an der Zeile.