10 — Belege
CoderConda automatisiert die Prüfung von Eingangsrechnungen: Jede wird bei Eingang gegen Bestellung und Lieferschein geprüft, für 895 € einmalig je Belegweg und nicht je Beleg. Gelesen wird jede Eingangsrechnung, gefunden wird dabei nichts, weil ein einzelner Wert nicht falsch sein kann.
Geprüft wird bei Eingang, nicht beim Abschluss.
Beleg RE-88213 · Beispiel5 Felder
06Summe netto116,00 €
0 von 5 prüfbar0 Abweichungen5 von 5 prüfbar0 Abweichungen5 von 5 prüfbar1 Abweichung
5 von 5 prüfbar, 1 Abweichung
02 — Der Abgleich
01 — Nur die Rechnung
Lieferant erkannt, Nummer gelesen, Beträge ausgelesen, Summe geht auf. So weit kommt jede Software, und so weit kommt auch jeder Mensch, der sie ansieht. Gefunden wird dabei nichts, und das liegt nicht am Hinsehen: Ein einzelner Wert kann nicht falsch sein, weil ihm nichts widerspricht.
Auslesen ist keine Prüfung. Es ist Abschreiben.
02 — Die Bestellung
Die Bestellung sagt, was vereinbart war: Lieferant, Bestellnummer, Artikel, Menge, Satz. Jede Zeile ist damit prüfbar, und jede Zeile besteht. Das ist der Punkt, an dem die meisten Prüfungen aufhören, und genau an diesem Punkt geht der Fehler dieser Rechnung durch.
Zwei Spalten, fünf Prüfungen, keine Abweichung.
03 — Der Lieferschein
Der Lieferschein sagt, was angekommen ist, und er sagt etwas anderes. Berechnet werden vierzig Meter, geliefert wurden achtunddreißig. Rechnung und Bestellung stimmen weiter überein, weil beide von der Bestellung abstammen. Die Abweichung war die ganze Zeit da; bis eben fehlte nur das Papier, das sie zeigt.
Nicht genauer hingesehen. Etwas zum Vergleichen gehabt.
04 — Die Rechenprobe
Menge mal Satz ergibt die Summe, die Steuer stimmt, es fehlt kein Cent. Die Rechenprobe geht auf, und deshalb ist sie kein Trost: Ein Beleg kann in sich vollkommen schlüssig sein und trotzdem zwei Meter zu viel fordern. Die vierte Prüfung fragt nicht, ob er richtig rechnet, sondern womit.
Ein schlüssiger Beleg ist kein richtiger Beleg.
Stufe 1 von 4
Beleg RE-88213 · Beispiel5 Felder
06Summe netto116,00 €
0 von 5 prüfbar0 Abweichungen5 von 5 prüfbar0 Abweichungen5 von 5 prüfbar1 Abweichung
5 von 5 prüfbar, 1 Abweichung
03 — Die Schwelle
Nach vier Stufen liegt es nahe, jede Abweichung anzuhalten. Ein Lauf, der das tut, blockiert in der zweiten Woche den Zahllauf und wird abgeschaltet. Einer, der stattdessen nur markiert, erzeugt vier Hinweise je Beleg, und nach einem Monat klickt sie jeder weg.
Acht Belege
Ohne Schwelle
Jede Abweichung hält an, auch zwei Cent Rundung. Der Zahllauf steht, und in Woche drei schaltet jemand die Prüfung ab.
Nur Hinweise
Nichts hält an, alles trägt ein Fähnchen. Das sieht nach Kontrolle aus und ist keine: Was immer leuchtet, liest nach vier Wochen niemand mehr.
Mit Schwelle
Einer hält an, sieben laufen durch. Welcher das ist, entscheidet eine Zahl aus Deinem letzten Quartal und keine Voreinstellung.
Die Regel
Eine Prüfung ohne Schwelle hält alles an oder nichts. Die Schwelle gehört dem Betrieb, nicht der Software.
Deshalb ist die erste Frage bei der Einrichtung nicht, was das System kann, sondern welche Abweichung Dich im letzten Quartal wirklich geärgert hat.
04 — Der Beleg
Drei Quellen, die dasselbe sagen müssen, und ein Protokoll für den Fall, dass sie es nicht tun: Das ist nicht nur die Form dieser Seite, sondern eine Integration, die seit 2023 läuft, gebaut vor CoderConda. Dort heißen die drei Spalten anders.
Die drei Spalten dort
im Betrieb seit2023ERP-Integration
Was er nicht belegt
Es ist kein Rechnungseingang. Belegt ist der Abgleich zwischen Systemen, nicht das Auslesen eines krummen Belegs. Derselbe Fall steht auf einer zweiten Seite dieser Website, dort für seine Dauer.
3 · Die drei Spalten dort
05 — Der Preis
Dieses Angebot ersetzt eine laufende Ausgabe, die es bei Dir schon gibt. Die steht in keiner Buchhaltung, lässt sich aber aus dem letzten Quartal ausrechnen. Alle Preise sind Endpreise. Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Was heute anfällt
Vier Posten aus Deinem letzten Quartal. Die Zahlen daneben schreibe ich nicht hin, weil es Deine sind.
Was dann anfällt
Die Regel
Ist die linke Spalte kleiner als die rechte, sage ich ab. Das kommt vor, und Du erfährst es vor dem Angebot, nicht danach.
06 — Der Eingang
Belege kommen als Mailanhang, als Foto von der Baustelle, als Datei aus einem Portal und als Papier im Scanner. Drei dieser Wege haben heute keinen Ordner und kein Datum. Danach haben alle vier denselben.
Herein
Eine Sammelstelle
Eingangsdatum, unverändertes Original, ein Vorgang je Beleg.
Hinaus
Geprüfter Datensatz und Originalbeleg, im Format, das Deine Buchhaltung oder Dein Steuerberater erwartet. Gebucht wird dort, nicht hier.
DATEV · CSV · API
Wenn nicht der eingehende Beleg klemmt, sondern das ausgehende Angebot, liegt die Arbeit eine Stufe früher. Und wer zuerst wissen muss, welche Schritte es überhaupt geben soll, fängt nicht bei den Rechnungen an.
Wenn das Angebot zu spät hinausgeht und nicht der Beleg zu spät hereinkommt.
Wenn zuerst zu klären ist, welche Schritte es überhaupt geben soll.
4 · Herein
07 — Die Einwände
Jeder dieser vier Einwände hat recht. Zwei haben von vorn bis hinten recht, und die Antwort widerspricht ihnen nicht. Bei den anderen beiden steht daneben, ab welcher Stelle es kippt.
01„Wir haben gar keine Bestellungen.“ganz
Dann fehlt eine der drei Spalten, und das ist keine Kleinigkeit. Geprüft wird dann gegen anderes: Rahmenvertrag, Vormonat, Kostenstelle. Weniger scharf, und ich sage es vorher.
02„Unsere Rechnungen sind PDF, das liest jeder.“bis hier
Das Lesen ist wirklich gelöst, da hast Du recht. Es kippt eine Stelle später: Auf einem Beleg stehen drei Zahlen, die netto heißen könnten, und nur eine ist es.
03„Das macht unser Steuerberater.“ganz
Und er macht es weiter, daran ändert sich nichts. Er bucht allerdings, was er bekommt. Was gar nicht bei ihm ankommt oder zweimal, sieht er als Letzter.
04„Das muss einer Prüfung standhalten.“bis hier
Muss es, und darüber wird nicht verhandelt. Ich baue die technische Hälfte: unverändertes Original, Protokoll je Schritt, Export am Stück. Die andere schreibt Dein Steuerberater.
Recht hat er: 2 × ganz
Das ist der Einwand, bei dem ich am häufigsten abrate, und er kommt von Betrieben, die überwiegend Leistungen einkaufen statt Ware: Beratung, Miete, Strom, Versicherung. Für die gibt es keinen Lieferschein und oft keine Bestellung, also bleibt von drei Spalten eine übrig. Was dann noch trägt, ist der Vergleich mit der Vergangenheit: Derselbe Lieferant, derselbe Betrag, derselbe Rhythmus, und eine Abweichung davon ist eine Frage wert. Das ist eine andere, schwächere Prüfung, und sie rechtfertigt selten den vollen Aufbau. Wo der Schwerpunkt auf Waren liegt, sieht es umgekehrt aus.
Texterkennung ist seit Jahren Standardtechnik, und ein sauberes PDF gibt seinen Inhalt ohne Weiteres her. Die Arbeit fängt danach an. Auf einem gewöhnlichen Beleg stehen Zwischensumme, Netto nach Rabatt und Netto vor Skonto untereinander; welche davon in die Buchhaltung gehört, hängt vom Lieferanten ab. Dazu kommen Sammelrechnungen über mehrere Lieferungen, Gutschriften mit umgekehrtem Vorzeichen und Beträge, die als Bild eingebettet sind. Deshalb steht hinter dem Auslesen eine Rechenprobe und davor ein Abgleich: Nicht, weil die Erkennung schlecht wäre, sondern weil Erkennen und Zuordnen zwei verschiedene Dinge sind.
Die Arbeitsteilung bleibt genau so, wie sie ist, und das ist Absicht: Buchen ist eine Aufgabe mit Haftung, und die gehört zu dem, der sie heute trägt. Was sich ändert, ist der Zustand, in dem die Belege bei ihm ankommen. Ein Steuerberater kann nicht sehen, dass eine Rechnung fehlt, denn eine fehlende Rechnung sieht aus wie gar nichts. Er kann auch schwer sehen, dass eine zweimal da war, wenn sie über zwei Wege hereinkam. Und er kennt Deine Bestellungen nicht. Genau diese drei Fragen werden vorher beantwortet, und danach bekommt er einen vollständigen, sortierten Stapel mit Originalen daran.
Der eingegangene Beleg wird unverändert abgelegt, mit Eingangsdatum; was das System daraus liest, liegt daneben und nicht darüber. Jeder Schritt bekommt einen Eintrag: wann etwas hereinkam, wer wann freigegeben hat, was wann exportiert wurde. Der Bestand ist am Stück exportierbar, auch wenn Du gehst. Was ich ausdrücklich nicht liefere, ist eine Zusicherung, dass damit alles erfüllt ist: Ob die Ablage Deinen Aufbewahrungsfristen genügt und wie die Verfahrensdokumentation aussehen muss, entscheidet Dein Steuerberater und nicht ein Werbeversprechen. Ich liefere ihm die Angaben dafür.
08 — Termin
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