Das Postfach kennteinen Zustand.

Eine Outlook-Regel ist ein Wenn-Dann ohne Zwischentöne: Steht „Rechnung“ im Betreff, wandert die Nachricht in den Ordner Rechnungen. Das ist nützlich und bleibt auch so. Was eine Regel nicht kann, ist zugeben, dass sie unsicher ist, denn sie trifft oder sie trifft nicht, und im zweiten Fall liegt die Nachricht irgendwo, wo keiner sie sucht. Eine Klassifizierung gibt statt eines Ja ein Maß aus, und erst dieses Maß erlaubt die Linie aus Sektion 03. Die Ordner, die Du heute hast, bleiben übrigens stehen; sie bekommen nur einen Status daneben.

Die Sorge ist berechtigt, denn die meisten Textgeneratoren klingen nach sich selbst und nicht nach dem Absender. Deshalb kommen die Entwürfe hier nicht aus einem allgemeinen Sprachmodell heraus, sondern aus dem, was Dein Haus in derselben Klasse schon geantwortet hat: dieselben Formeln, dieselbe Länge, dieselbe Anrede. Wo es keine Vorlage gibt, gibt es auch keinen Entwurf, sondern einen Eintrag in der Klärliste. Und der letzte Schritt bleibt derselbe wie heute: Jemand liest den Text und drückt senden. Wer den Entwurf nicht mag, löscht ihn und schreibt in demselben Fenster weiter.

An dieser Frage scheitern mehr Projekte als an der Technik, und zwar fast immer, weil sie zu spät gestellt wird. Die Rechtslage ist unbequem und klar: Sobald eine Einrichtung geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat mitzubestimmen, und ob jemand überwachen will, spielt dabei keine Rolle. Deshalb wird hier von vornherein nichts erhoben, was auf eine Person zeigt: keine Bearbeitungszeiten je Mitarbeiter, keine Rangliste, keine Auswertung, wer wie viele Entwürfe verworfen hat. Gezählt werden Nachrichten, Klassen und Fristen. Diese Zweckbindung gehört in die Betriebsvereinbarung, nicht in eine Zusage von mir, und ich lege sie im ersten Gespräch auf den Tisch statt in der Woche vor dem Start.

Der Einwand trifft etwas Richtiges: Zwei Orte, an denen Arbeit liegt, sind schlimmer als einer. Der Unterschied ist, dass ein Sammelpostfach kein Ende hat und eine Klärliste eines hat. Im Postfach steht alles, was je angekommen ist, und die Arbeit besteht darin, das Wenige zu finden, das heute zählt. Auf der Klärliste steht nur, was heute eine Entscheidung braucht, und wenn diese Entscheidungen getroffen sind, ist sie leer. Sie ist damit auch das ehrlichste Maß für die Frage, ob sich das Ganze lohnt: Wird sie jeden Tag leer, funktioniert die Ordnung. Wächst sie über Wochen, liegt die Linie falsch oder die Klassen passen nicht, und beides steht dann sichtbar da statt in einem Bauchgefühl.