Wann lohnt sich Automatisierung?
Kurz gesagt
Lohnt sich
Automatisierung lohnt sich, wenn ein Ablauf häufig vorkommt, klar beschrieben ist und heute Zeit oder Fehler kostet.
Noch nichtA
Vorher lohnt sie sich nicht: ein Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat, wird durch Automatisierung nur schneller falsch.
Amortisationstafel
Monate, bis die Umsetzung bezahlt istB
| 2 Min | 5 Min | 10 Min | 15 Min | 30 Min | |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 Läufe | nie noch nicht99 noch nichtnie noch nicht60 noch nichtnie noch nicht38 noch nicht | nie noch nicht40 noch nichtnie noch nicht24 noch nichtnie noch nicht15 noch nicht | nie noch nicht20 noch nichtnie noch nicht12 lohnt sichnie noch nicht8 lohnt sich | 66 noch nicht14 noch nicht40 noch nicht8 lohnt sich25 noch nicht5 lohnt sich | 11 lohnt sich7 lohnt sich7 lohnt sich4 lohnt sich5 lohnt sich3 lohnt sich |
| 10 Läufe | nie noch nicht50 noch nichtnie noch nicht30 noch nichtnie noch nicht19 noch nicht | nie noch nicht20 noch nichtnie noch nicht12 lohnt sichnie noch nicht8 lohnt sich | 25 noch nicht10 lohnt sich15 noch nicht6 lohnt sich10 lohnt sich4 lohnt sich | 11 lohnt sich7 lohnt sich7 lohnt sich4 lohnt sich5 lohnt sich3 lohnt sich | 5 lohnt sich4 lohnt sich3 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich |
| 20 Läufe | nie noch nicht25 noch nichtnie noch nicht15 noch nichtnie noch nicht10 lohnt sich | 25 noch nicht10 lohnt sich15 noch nicht6 lohnt sich10 lohnt sich4 lohnt sich | 8 lohnt sich5 lohnt sich5 lohnt sich3 lohnt sich3 lohnt sich2 lohnt sich | 5 lohnt sich4 lohnt sich3 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich | 2 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich |
| 50 Läufe | 25 noch nicht10 lohnt sich15 noch nicht6 lohnt sich10 lohnt sich4 lohnt sich | 6 lohnt sich4 lohnt sich4 lohnt sich3 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich | 3 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich | 2 lohnt sich2 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich | 1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich |
| 100 Läufe | 8 lohnt sich5 lohnt sich5 lohnt sich3 lohnt sich3 lohnt sich2 lohnt sich | 3 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich2 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich | 2 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich | 1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich | 1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich1 lohnt sich |
Gerechnet ist nur Zeit. Vermiedene Fehler kommen als Nutzen dazu und verkürzen die Monate. Nie heißt: Die Aufsicht kostet mehr Zeit, als der Ablauf spart.
Anmerkungen zur Tafel
- A
Erst aufschreiben, dann automatisieren
Ein Ablauf, der von Hand jedes Mal etwas anders läuft, hat keine Regel, die sich abbilden ließe. Das Aufschreiben ist der Teil der Arbeit, der den Nutzen bringt. Die Umsetzung ist danach der kleinere Schritt.
Mehr dazu Prozessautomatisierung
- B
Die Rechnung ist einfach
Häufigkeit mal Zeitaufwand mal Fehlerkosten auf der einen Seite, einmalige Umsetzung plus laufender Betrieb auf der anderen. Was sich in einem Jahr nicht trägt, wartet.
Rechenbeispiel
20 Läufe × 15 Min = 5,0 Std im Monat
(5,0 Std − 1 Std Betrieb) × 50 € je Std = 200 € im Monat
495 € ÷ 200 € = 2,5 Monate, die Tafel rundet auf 3
Mehr dazu Leistungen
- C
Betrieb gehört zur Automatisierung
Eine Automatisierung ohne Überwachung ist ein stiller Ausfall. Wer sie einführt, braucht eine Stelle, die merkt, wenn sie stehenbleibt, und jemanden, der sie wieder anschiebt.
Stufe 1 enthält
Ein automatisierter Ablauf zwischen zwei Tools (n8n, Python oder API), mit Warnung, wenn etwas ausfällt.
Die Stufen sind Einmalpreise ohne Monatsbetrag. Was danach an Aufsicht anfällt, steht nicht darin.
Mehr dazu Workflow-Automatisierung
Häufige Fragen
Was automatisiert man zuerst?
Den Ablauf mit der höchsten Wiederholung und der klarsten Regel, nicht den, der am meisten nervt.
Mehr dazu Amortisationstafel
Braucht Automatisierung immer eigene Software?
Oft nicht. Viele Abläufe lassen sich über bestehende Systeme und deren Schnittstellen verbinden, bevor etwas Eigenes nötig wird.
Mehr dazu APIs & Integrationen
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